C'est le cauchemar de tout organisateur. À deux semaines du départ, Thomas vous envoie un message : "Désolé les gars, je ne pourrai pas venir finalement". Panique à bord. Le Airbnb est payé pour 10, la voiture de loc aussi. Qui paie quoi ?
1. La règle d'or : Anticiper
C'est facile à dire après coup, mais la prévention est la clé. Dès la création du groupe, établissez une règle claire :
"Tout ce qui est engagé est dû. Si tu annules, tu dois trouver un remplaçant ou payer ta part."
Cela peut paraître strict, mais c'est le seul moyen de protéger le groupe. Sans cette règle, ce sont les 9 autres qui paieront pour l'absence d'un seul.
2. Gérer l'aspect financier sans perdre un ami
C'est là que ça se corse. Thomas a une "bonne excuse" (travail, maladie, rupture). Faut-il être flexible ?
- Frais variables (Nourriture, Activités) : Ils ne sont pas dépensés, donc Thomas ne les paie pas. Logique.
- Frais fixes (Logement, Voiture) : C'est la zone grise. L'idéal est que Thomas paie sa part comme prévu, ou une partie (ex: 50%).
Pour éviter les tensions, utilisez un outil neutre pour faire les comptes.
Fini les calculs gênants.
Getaway gère les parts et les dettes automatiquement, même en cas d'annulation.
Gérer mon budget groupe3. Trouver un remplaçant : Mission impossible ?
Avant de faire payer l'ami qui annule, essayez de le remplacer. C'est souvent plus facile qu'on ne le pense :
- Postez une story Instagram : "Une place se libère pour la Corse !".
- Proposez la place à prix réduit (payé en partie par celui qui annule) pour motiver les indécis de dernière minute.
4. L'assurance annulation : Un investissement rentable
Pour les gros voyages (billets d'avion long courrier), forcez tout le monde à prendre l'assurance annulation individuelle. C'est 30€ qui peuvent sauver une amitié de 10 ans.